Yritykset ja muut organisaatiot ovat nykyään jatkuvassa muutoksessa. Teknologian kehitys ja markkinoiden muutokset heijastuvat organisaatioiden muutoksina. Osa muutoksista taas aiheutuu organisaation elinkaaresta: kun pienyritys kasvaa, on epämuodollinen organisaatio korvattava hierarkisemmalla rakenteella. Muutos voi aiheutua myös uusista tuotteista, palveluista, taloudellisesta kriisistä tai johdon vaihtumisesta.
Kurt Lewin kehitti sotavuosina suunnitellun muutoksen teorian, joka tunnetaan kolmivaihemallina. Lewinin mukaan muutos saadaan aikaan kolmessa vaiheessa:
- Unfreezing – olemassaoleva rakenne ja toimintatapa “sulatetaan” heikentämällä vallitsevia arvoja ja normeja.
- Move – epätasapainoon saatettu systeemi siirretään uuteen tilaan vahvistamalla toivottua toimintatapaa palkkioin, esimerkein ja valtarakenteen muutoksin.
- Refreezing – kun uusi toimintatapa on syrjäyttänyt vanhat toimintatavat, puhdistetaan organisaatio muutosta vastustavista voimista. Näin organisaatio jähmetetään uudestaan.
Kolmivaihemalli olettaa, että organisaatio on normaalisti tasapainotilassa. Muutos on poikkeustila, ja se mahdollistetaan järkyttämällä voimatasapainoa. Näin voidaan toimintatapoja muuttaa uudenlaisiksi. Lopulta yhteisö vakiinnutetaan uuteen tasapainotilaan, jossa työyhteisö on taas tyytyväinen vallitseviin rutiineihin.
Lewinin mallissa oletetaan lisäksi, että muutos voidaan käynnistää haluttuna ajankohtana ja että se etenee suunnitelman mukaisesti.
John Kotter puolestaan on esittänyt Lewiniin perustuvan kahdeksan askeleen mallin. Kotterin mallin mukaan muutosprosessissa on kahdeksan vaihetta, joiden avulla johtaja voi viedä muutoksen läpi organisaatiossa.
Projektin aluksi on tuotava esiin muutoksen välttämättömyys ja kiireellisyys. Seuraavaksi muodostetaan muutosta johtamaan tiimi, jolle annetaan tarpeelliset valtuudet. Tämän jälkeen luodaan visio, joka ohjaa muutosta. Visiota viestitään organisaatiolle käyttäen johtoryhmää esimerkkinä. Tämän jälkeen poistetaan muutoksen esteenä olevat rakenteet ja kannustetaan ihmisiä uudentyyppiseen ajatteluun. Seuraavaksi kehitetään hankkeita, joissa saadaan nopeasti tuloksia. Muutosta pidetään sen jälkeen käynnissä valitsemalla oikeita henkilöitä avaintehtäviin. Lopulta muutos vakiinnutetaan osaksi yrityskulttuuria.
